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Vicerrectoría Académica respalda proyecto SARCIE

Proyecto inició en el 2010.Recientemente, el equipo de trabajo del proyecto Sistema de Administración, Reproducción y Control de Instrumentos de Evaluación (SARCIE) presentó un informe ante el Consejo de Vicerrectoría Académica (CONVIACA) acerca del proceso actual en el que se encuentra dicha iniciativa, misma que tiene como fin, implementar un sistema de administración que simplifique y mejore los procesos de reproducción, administración y control de los instrumentos de evaluación.

 

El proyecto se originó a partir de una solicitud que presentó el Centro de Operaciones Académicas (COA) al Programa de Simplificación de Procesos y Gobierno Digital, para que de manera conjunta se trabaje en un proyecto pertinente que logre maximizar los recursos institucionales y mejorar los procesos del quehacer universitario antes mencionados.

 

Para la Vicerrectoría Académica, el proyecto SARCIE es de gran relevancia porque viene a facilitar y dinamizar una labor que por años había estado rezagada, debido a la falta de recursos e implementación de herramientas como el promueve actualmente la UNED en materia de instrumentos de evaluación.

 

En ese sentido, y en función de cumplir con los objetivos que plantea la Vicerrectoría Académica, los cuales se citan a continuación: planificar, ejecutar, articular y evaluar con pertinencia y calidad, los quehaceres relacionados con el proceso de enseñanza y aprendizaje en la UNED, es que dicha dependencia enfatizó en que seguirá respaldando los procesos y acciones conjuntas que llevan a cabo el COA, el Programa de Simplificación de Procesos, Gobierno Digital, y la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones (DTIC), dependencia que se integró en este proceso recientemente.

 

Por su parte, Edwin Matarrita, coordinador de la Unidad de Administración de Instrumentos de Evaluación, dijo que aunque el proyecto fue presentado anteriormente en Consejo de Rectoría (CONRE) en junio del 2011, este se inició en el 2010. "Antes de presentarlo al CONRE ya teníamos como un año de trabajar en la elaboración del mismo, la verdad, la experiencia ha sido gratificante porque hoy podemos ver esos resultados que por varios años hemos elaborado".

 

"El proyecto está compuesto por tres grandes etapas, la primera es donde se generan todos los sobres para las pruebas escritas; la segunda es la que tiene que ver con la administración de las pruebas en los Centros Universitario, en esta etapa también está contemplando la recepción de las otras pruebas escritas como son las tareas, proyectos, etc.", expresó Matarrita.

 

"La tercer y última etapa tiene que ver con el control de todas las pruebas escritas que deben de ser calificadas por los tutores, la trazabilidad de todas estas pruebas es atreves de códigos de barras, lo cual permite agilizar y minimizar errores en todos los procesos que se llevan a cabo", agregó Matarrita.

 

Antes de que el proyecto SARCIE se implementara en la UNED, la institución tenía las siguientes limitaciones y debilidades:

 

1. Todos los controles que se efectuaban en el Centro de Operaciones, se realizan de forma manual, por lo que aumenta la probabilidad del error humano.

 

2. La demanda de tiempo y esfuerzo que generaba este tipo de controles, desgastaban al personal, lo cual afectaba el clima organizacional de las unidades.

 

3. Los datos estadísticos que se solicitaban, se generaban de forma lenta y con una complejidad superior, debido a lo rudimentario del procesamiento de datos por medio de hojas electrónicas.

 

4. Se presentaban errores en los procesos que generan conflictos en los controles, retrasando los tiempos de respuesta para la entrega de los instrumentos de evaluación.

 

5. Los costos operativos era altos, dado que se requería de mayor tiempo y horas laborales para realizar las tareas asignadas.

 

Entre los resultados positivos que ha obtenido la UNED gracias al SARCIE, se puede mencionar las siguientes:

 

1. En conjunto con la Dirección de Tecnología se inició con el control de las solicitudes de apelación por medio del Sistema de Apelaciones de Instrumentos de Evaluación (SAIE).

 

2. Se elaboró el Manual de Procedimientos que contempla detalladamente cada uno de los pasos que se realizan para controlar todos los Instrumentos de Evaluación, este se utiliza para la capacitación del personal nuevo que ingrese, el mismo se encuentra de forma digital en el sitio web del Centro de Operaciones.

 

3. Se confeccionó un Manual para horas estudiante que permite capacitar a los estudiantes que asigna la Dirección de Asuntos Estudiantiles (DAES).

 

4. Se realiza una codificación de los casilleros por tutor para asignar la carga de calificación correspondiente a los instrumentos a calificar.

 

5. En conjunto con el archivo central se procedió a la eliminación del archivo físico, el cual se está archivando de forma digital.

 

6. Se envían instrumento de evaluación a los estudiantes del exterior en su totalidad de forma digital.

 

7. El documento de cuido de exámenes se realiza en digital por medio de un documento digital compartido para las escuelas. Por mencionar algunos ejemplos.

 

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