Política de gestión del riesgo y continuidad de los servicios en la UNED

Principios y Compromisos

La Política de gestión del riesgo se sustenta en el conjunto de principios y compromisos, que a continuación se exponen:

Para la gestión del riesgo en su generalidad:

1. Las autoridades, presidentes de órganos, direcciones, jefaturas y coordinaciones (de áreas, proyectos, procesos, programas, planes) son responsables de gestionar los riesgos que impidan el cumplimiento de los objetivos de cualquier instancia de la UNED, así como de sus proyectos y planes; para esto deben identificar eventos, que afecten sus metas o actividades y analizar su probabilidad de ocurrencia y sus posibles consecuencias, definir su nivel de aceptabilidad y establecer, ejecutar y monitorear las medidas necesarias para mitigarlos. Este proceso debe estar debidamente documentado y debe ser revisado periódicamente.
    
2.  La UNED está dispuesta a asumir (aceptar) los riesgos que no comprometan el cumplimiento de los objetivos institucionales, ni el funcionamiento normal de la Universidad, ni los servicios y productos ofrecidos a la comunidad en general, es decir, los que tengan un nivel de riesgo residual de 2.
    
3. Las personas funcionarias en general tienen la obligación y responsabilidad de identificar oportunamente y dentro de su área de competencia, los riesgos con el fin de minimizarlos, administrarlos y lograr que los objetivos institucionales propuestos se logren de manera efectiva.
    
4. El equipo Técnico Asesor en Gestión del Riesgo de Desastres (ETAGRD) en la UNED es el equipo técnico para la gestión del riesgo de desastres conformado según acuerdo del Consejo de Rectoría (ref.: CR.2018.1077), que trabaja en red, con el fin de garantizar la continuidad operativa de la institución, a partir de los resultados de análisis que este equipo realiza de la información que recibe de la CNE, IMN y otras instancias técnicas del país, en coordinación y comunicación con los miembros del Comité Institucional de Emergencias de la UNED y de los miembros del CONRE, para que tomen las decisiones y acuerdos correspondientes.

Para la gestión de riesgo de desastres y su consecuente afectación a la continuidad de los servicios:

1. La Universidad Estatal a Distancia se compromete a diseñar e implementar un Sistema de gestión de continuidad de servicio (SGCS).
    
2. La UNED se compromete a realizar una toma de decisiones efectiva en caso desastres por medio del Consejo de Rectoría que contará con la asesoría de la Comisión Institucional de Emergencia y el Equipo Técnico Asesor en Gestión del Riesgo de Desastres (ETGRD).
    
3. El ETGRD se encargará del diseño, establecimiento y mantenimiento del SGC.
    
4. La Gestión del Riesgo de Desastres (GRD) se incorporará en las actividades administrativas, docentes, de extensión, de vida estudiantil y de investigación de la Universidad.
    
5. Para la UNED la protección y seguridad de las personas es la premisa y el objetivo prioritario, tanto en situación normal como en situación de crisis derivada de un desastre.
    
6. La incorporación de la GRD en las actividades universitarias se hará mediante la construcción participativa de lineamientos, de forma que tanto funcionarios como estudiantes se apropien de los múltiples procesos.
    
7. La UNED fortalecerá las actividades necesarias para identificar el riesgo dentro de los terrenos e instalaciones de la universidad, con el fin de evitar la pérdida de vidas humanas y las consecuencias sociales, económicas y ambientales inducidas por las amenazas y por la vulnerabilidad prevalente.
    
8. Se deberán hacer evaluaciones periódicas del riesgo de todas las instalaciones y terrenos de la universidad y se deberá llevar el registro adecuado para poder demostrar la evolución que ha tenido considerando la vulnerabilidad, la capacidad de reacción, la resiliencia, el grado de exposición, las características de las amenazas y las posibles consecuencias de un evento adverso en la sociedad, la economía y el ambiente.
    
9. La universidad establecerá los protocolos necesarios para que la información relacionada con el riesgo, así como las actividades que se realizarán antes, durante y después de los eventos desastrosos tengan un curso claro, ágil y eficiente. La comunicación del riesgo debe obedecer a una estrategia planificada y protocolos bien establecidos de forma que se genere conciencia del riesgo, de cómo minimizarlo y de cómo enfrentar las emergencias de una forma efectiva y eficiente. Dentro de los protocolos que se elaboren debe quedar claro el flujo de la información y la estructura para la toma de decisiones y se deberá estandarizar el manejo de la información antes y después de cada desastre. Se deben tomar las medidas necesarias para que la información pueda ser utilizada en tiempo real, los datos sean fiables y no haya incoherencias en la información, ni en los procesos de comunicación.
    
10. Se mantendrá una comunicación a todo el personal de sus responsabilidades, en el marco de la continuidad del servicio de la Universidad.
     
11. La Universidad adoptará las medidas razonables para la continuidad operativa de los procesos y actividades, en función de lo que la institución haya establecido en la criticidad de cada evento.
     
12. Se desarrollará un Plan de continuidad del servicio que contemple la realización de revisiones, pruebas y actualizaciones, de forma periódica o ante cambios significativos del riesgo, en un proceso de mejora continua de los servicios.
     
13. La UNED realizará las acciones y medidas de prevención y mitigación necesarias para disminuir o contrarrestar los factores, acciones o procedimientos que hacen vulnerable a la institución o que intensifican los daños potenciales a las instalaciones, equipos y acervo de conocimiento de la universidad.
     
14. La Universidad se compromete a tomar las medidas necesarias para garantizar un manejo descentralizado, transparente y oportuno de los recursos económicos necesarios para elaborar los planes, estrategias y protocolos, y para ejecutar las medidas preventivas y de mitigación, con las que se atiendan eficientemente las emergencias, responder ante los desastres y entablar la rehabilitación, reconstrucción y continuidad operativa en las áreas y sectores afectados de las instancias universitarias.
     
15. La administración realizará los estudios de costo/beneficio con el fin de identificar de manera anticipada los umbrales del riesgo aceptado y del riesgo aceptable en la infraestructura, el ambiente y los equipos de la UNED, con el fin de establecer medidas, estrategias y protocolos de mitigación del riesgo, tales como manejo del presupuesto universitario, fondos de emergencia y contingencia, donaciones y transferencia hacia otros actores (e.g. seguros, reaseguros, créditos, endeudamiento contingente, etc.).
     
16. Se definirán criterios de seguridad y fiabilidad, así como los planes que garanticen de forma razonable, la continuidad de los servicios críticos proporcionados por terceros, en caso de su externalización.
     
17. La Universidad se compromete a desarrollar acciones articuladas para enfrentar el efecto de desastres y, para lo cual se apoyará en planes, protocolos y preparativos formulados anticipadamente. La organización y capacitación de grupos de estudiantes, personal de la institución y representantes de la sociedad, de forma anticipada, será crucial para enfrentar las emergencias y desastres de una manera adecuada.
     
18. La UNED analizará el impacto de las actividades que pueden verse interrumpidas por desastres, elaborará los protocolos y tomará las medidas necesarias, que ayuden a reactivar labores lo antes posible y con el menor impacto a los servicios que brinda.
     
19. Cuando un evento adverso dañe la infraestructura y bienes de la universidad, la UNED se compromete a reestablecer sus funciones, activos y servicios tomando en cuenta las lecciones aprendidas en los eventos previos. También se compromete a realizar los estudios necesarios, para garantizar que no se están volviendo a crear las situaciones de vulnerabilidad preexistentes y tomar las medidas pertinentes.
     
20. La UNED incorporará, cuando sea pertinente, contenidos de GRD en las asignaturas de los planes de estudio que conforman su oferta académica y, además, impartirá cursos y talleres no formales sobre el tema. Para ello deberá capacitar al personal docente en GRD.
     
21. Se apoyará y fomentará la investigación de aspectos científicos, técnicos, sociales y de organización relacionados con la GRD, con el fin de que no solo se ponga en práctica la GRD, sino que también se innove mediante el planteamiento de nuevos procedimientos y se genere conocimiento nuevo.
     
22.  La UNED deberá, en la medida de lo posible, ayudar a organizar y apoyar a las comunidades aledañas a sus instalaciones a establecer la GRD en un marco de respeto a la multiculturalidad y equidad de género. La información y conocimiento sobre la gestión del riesgo de desastres, que se genere en la UNED, deberá ser divulgada en plataformas de acceso libre, con tecnología y formatos apropiados, que aseguren la comprensión de los usuarios y del dominio público.
     
23.  La universidad establecerá a priori los enlaces y protocolos de comunicación y coordinación con entidades clave para la GRD como son la Comisión Nacional de Emergencias (CNE), la Cruz Roja y comités locales de emergencia; entre otros. Se deberá promover el diálogo y la cooperación entre las comunidades científicas y tecnológicas y, los encargados de poner en marcha los mecanismos de ayuda, prevención y recuperación.
     
24. El proceso de la Gestión del Riesgo deberá regirse por ciclos de revisión periódica, los cuales identificarán las debilidades y orientarán las decisiones que permitirán aprovechar las oportunidades para el perfeccionamiento de todos los aspectos e instrumentos que se deriven de esta política y se mantenga una mejora continua sobre la misma.”

Acuerdo tomado por el Consejo Universitario en sesión extraordinaria 3015-2024, Art. IV), inciso 1), celebrada el 18 de abril del 2024.