Vicerrectoría de Vida Estudiantil
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Oficina de Registro y Administración Estudiantil

La Oficina de Registro y Administración Estudiantil tiene bajo su responsabilidad la administración, el control y la mejora de todos aquellos aspectos referentes a los procesos de Admisión, Matrícula y Graduación del estudiantado. Por lo que es su deber contar con el registro del Historial Académico y custodia de los expedientes de cada estudiante.

Para cumplir con esta labor, esta oficina se divide su quehacer en los siguientes servicios:

Preguntas frecuentes


¿Qué es admisión?

Es el trámite en el que una persona solicita el ingreso para realizar estudios formales conducentes a grados y títulos en la Universidad Estatal a Distancia. Se realiza el proceso de análisis y evaluación de todos los requisitos estipulados en los Reglamentos y en la normativa institucional. No obstante adquiere los deberes y derechos de un estudiante activo hasta completar el proceso de matrícula, puede realizar el proceso de admisión 

¿Qué es empadronamiento?

Acto obligatorio, que cada estudiante debe realizar una vez que ha sido admitido y antes de efectuar la matrícula, mediante el cual se inscribe en una de las carreras o los programas de la oferta académica, previa comprobación de los requisitos de ingreso establecidos para cada uno de ellos.

¿Qué es matrícula?

Es el trámite mediante el cual las personas admitidas se inscriben para realizar los estudios conducentes a pregrado, grado, posgrados universitarios, cursos y programas de la Dirección de Extensión Universitaria.

La matrícula confiere todos los deberes y derechos estudiantiles a la persona matriculada.

¿Dónde se matrícula?

La UNED ofrece treinta y cinco Centros Universitarios en sitios estratégicos de las diferentes regiones del país, en ellos se prestan servicios administrativos, docentes y de bienestar estudiantil. Creados con el fin de extender hacia las comunidades los servicios de la Universidad y que le permiten al estudiante el menor desplazamiento desde su residencia, por estar distribuidos en todo el territorio nacional.

¿Cómo se matrícula?

Matrícula por la Web: Es un sistema que ofrece la universidad, por medio del cual el o la estudiante,podrá realizar su matrícula y pago respectivo desde su casa, trabajo o cualquier lugar que cuente con acceso a internet ingresando a la siguiente dirección www.uned.ac.cr dentro del periodo establecido para tal fin. Una vez que ha matrículado y cancelado por medio de la WEB deberá retirar los materiales didácticos en los periodos establecidos.

Para utilizar este servicio es necesario que el o la estudiante haya estado matriculado en el período ordinario anterior y conocer su clave de acceso al sistema, de no conocer la clave de ingreso debe comunicarse con la Sede universitaria o con Registro y Admisión Estudiantil.

Tipos de matrícula

Matrícula de grado
Es el proceso mediante el cual el estudiante de Programas Regulares se presenta a uno de los Centros Universitarios, para matricular las asignaturas y Trabajos Finales de Graduación. La universidad tiene tres procesos de matrícula ordinaria al año, en los meses de enero, mayo y setiembre.
 

Inscripción por Suficiencia:
Es el proceso por el cual se inscribe para aquella prueba que se aplica a solicitud del estudiante, cuando éste considera que domina la temática de determinado curso. El examen por suficiencia es una prueba integral que deberá evaluar todos los objetivos relevantes de aprendizaje del curso.Tendrá una duración de tres horas y se aplicarán tres veces durante cada año, de acuerdo con la planificación institucional que para ese efecto se realice. En ningún caso se permitirá la realización de dos exámenes por suficiencia en un mismo bloque.En caso de reprobar dos veces un examen por suficiencia, el o la estudiante deberá cursar la asignatura o curso por vía ordinaria. En ningún caso se permitirá a un estudiante presentar por suficiencia más del 40% del total de créditos del plan de estudio del programa al cual pertenece.No tendrán examen por suficiencia los cursos que incluyen: trabajos de campo, laboratorios, giras, proyectos de investigación, ensayos, proyectos especiales o cualquier otra actividad de aprendizaje que demande presencialidad obligatoria del estudiante o mostrar dominio de destrezas de carácter teórico-práctico, ni los cursos que no hayan sido impartidos alguna vez.La modalidad de examen por suficiencia no aplica en cursos de posgrado ni en cursos de extensión.
 

Matrícula de Posgrados:
Es el proceso mediante el cual el o la estudiante de Programas Regulares que ha sido admitido en algún programa a nivel de posgrado, se presenta a uno de los Centros Universitarios, para matricular las asignaturas correspondientes a los Planes de Estudios aprobados para el o la estudiante. Para esto, la universidad tiene tres procesos de matrícula ordinaria al año, en los meses de enero, mayo y setiembre, según la oferta del Sistema de Estudios de Posgrado.
 

Matrícula de Extensión:
Es el proceso por el cual los y las estudiantes matriculan los programas o cursos libres que ofrece la Dirección de Extensión Universitaria o las Escuelas conducentes a certificados de participación o de aprovechamiento.
 

Matrícula por Convenio:
Es el proceso por el cual los y las estudiantes incorporados como población acreedora de los derechos que confiere un convenio, matriculan las asignaturas según la carrera y asignaturas que determina la carta de entendimiento entre la Universidad y la entidad respectiva

Solicitud de carné

El carné estudiantil es opcional y tiene un costo de 8.600 colones, si lo desea debe tramitarse y cancelarse en la Sede Universitaria, llenando el formulario correspondiente y adjuntando una foto tamaño pasaporte.

¿Cómo lo realizo?  Completo el siguiente formulario y desde la dirección de correo institucional lo envío al centro universitario en el que aparece mi matrícula o directamente al correo carnetregistro@uned.ac.cr

Otras consideraciones importantes:

Llenar el formulario de solicitud: Descargue el formulario de solicitud de carné estudiantil. Complete el formulario con toda la información requerida y asegúrese de firmarlo.

Realizar el pago: Realice el pago correspondiente al costo del carné estudiantil en la caja de la sede o en su defecto en el periodo de matrícula. Conserve el comprobante de pago para presentarlo junto con su solicitud.

Tomar una fotografía: Tome una fotografía estilo pasaporte que cumpla con los siguientes requisitos:

•    Rostro claramente visible sin filtros.
•    Cabello recogido hacia atrás para no cubrir el rostro.
•    Fondo blanco o neutro.
•    Foto reciente (no mayor a 6 meses)
•    Formato JPG o imagen (no se admiten en pdf)

Enviar la solicitud: Envíe el formulario completo, firmado, y el comprobante de pago junto con la fotografía por correo electrónico a carnetregistro@uned.ac.cr o entregue físicamente en cualquier sede universitaria. 

Procesamiento y Entrega:

•    La Oficina de Registro y Administración Estudiantil procesará la solicitud.
•    El carné será enviado a la sede universitaria correspondiente para ser entregado al estudiante.
•    La sede actualizará los registros correspondientes

Solicitud de clave de acceso

Si cambió su clave de acceso y la olvidó debe ingresar al entorno de estudiantes e ir a la opción ¿Olvidó su contraseña? y seguir los pasos de recuperación. 

Si no es estudiante regular activo debe comunicarse con su sede Universitaria o en Registro y Administración Estudiantil para el reinicio de la clave de acceso y se le explicara como procede.

Retiro autorizado de asignaturas

¿Qué es un Retiro Autorizado (RA)? El Reglamento General Estudiantil lo define como el acto en el cual cada estudiante solicita retirar la asignatura o curso matriculado. El estudiante puede retirar de una a más asignaturas o cursos matriculados, para esto deberá tramitar el retiro autorizado por medio del centro universitario que lo eleva ante la Oficina de Registro. Este retiro se le concederá automáticamente. En el caso del Sistema de Estudios de Posgrado cada estudiante llevará la solicitud ante la coordinación de la carrera respectiva para su resolución. 

¿Cuándo puedo tramitarlo?  El RA se tramita en los primeros 45 días naturales siguientes a la finalización de la matrícula.

¿Cómo lo realizo?  Completo el siguiente formulario  y desde la dirección de correo institucional lo envío al centro universitario en el que aparece mi matrícula o directamente al correo retiroasignatura@uned.ac.cr
Si las asignaturas a retirar son de Posgrado requiere justificación, que será enviada junto con la boleta a la Coordinación del Posgrado para su aprobación.

Otras consideraciones importantes:

-El RA se concede en forma automática y no requiere justificación alguna.

-El RA no aplica para Solicitud de Devolución de Dinero y en la UNED no existe la figura de Congelamiento de matrícula.

-Las asignaturas que retire, al volver a matricularlas el sistema las considera repetidas, debe revisar que el material no haya cambiado antes de aceptar que el sistema considere el cobro como repetida, ya que si cambió el material no podrá obtenerlo.

Cambio de carrera

-Elijo de las carreras cuál me interesa y a qué nivel es al que voy a solicitar ingresar según los requisitos del nivel.

-Si tengo opción, la solicito como carrera secundaria o bien como carrera primaria, siempre que no tenga asignada una carrera primaria.

-Ingreso al Entorno de Estudiantes para realizar la solicitud de la carrera Entorno de Estudiantes, dirigirse a la pestaña Servicios, opción Empadronamiento de Carrera.

 

Importante:

Si desea anular la carrera actual o cambiar la preferencia de una carrera primaria a secundaria y viceversa, una vez aprobado el ingreso a la carrera, completar el formulario "Cambios en el Sistema de Empadronamiento de Carreras"  luego comunicarse al correo registro_uned@uned.ac.cr ó empadronamiento@uned.ac.cr para solicitar el cambio que requiere.

¿Cuántas carreras puede llevar de forma simultánea?

Según el Reglamento General Estudiantil el máximo a cursar de forma simultánea es de dos carreras, una primaria y otra secundaria.

Cambio de matrícula de asignaturas

El estudiante debe tramitarlo por medio del centro universitario presentando la boleta respectiva, únicamente en el periodo de matrícula.

Actualización de datos estudiantil

La actualización de datos estudiantil se aplica para los siguientes cambios de información del estudiante: identificación, nombre y nacionalidad. Además, puede descargar el formulario de actualización de datos estudiantil. La solicitud de cambio de Centro Universitario se podrá realizar en los periodos de matrícula y durante ésta, antes de finalizar el proceso de matrícula.

¿Qué es un historial académico?

Documento emitido de la historia académica del estudiante para su control o consulta interna a la universidad de algún trámite realizado. No cuenta con la validez del certificado.

¿Qué es una constancia de estudiante?

Documento probatorio de la categoría de estudiante regular activo o para trámites del seguro familiar ante la Caja Costarricense del Seguro Social.

¿Cómo realizar una apelación del trámite de solicitud de estudio o salida lateral?

Cuando el estudiante cumpla con los requisitos académicos o administrativos pendientes y que fueron notificados en respuesta al trámite de solicitud de estudio o salida lateral, puede proceder con la apelación para su nueva revisión. Para esto debe enviar un correo electrónico al correo:  apelacionesor@uned.ac.cr, con la indicación de que se proceda con este trámite y la justificación correspondiente, para conocer el criterio de la unidad académica o dependencia con la cual estaba pendiente de cumplir. Si no cuenta con correo electrónico, puede realizar el trámite en el Centro Universitario al que pertenece o en la Oficina de Registro y Administración Estudiantil.


No se recibirá ninguna apelación con faltante de asignaturas para concluir el plan de estudio, que no haga constar en el historial académico del estudiante.


El trámite de apelación según establece el Reglamento General Estudiantil tiene una duración de 8 días hábiles, en el momento que es recibido por la persona encargada de tramitar apelaciones en la Oficina de Registro y Administración Estudiantil, ya que la misma procede desde la Sede Central.

¿Cuáles son los requisitos para graduación para estudiantes de grado?

Requisitos:

1. Completar el formulario de Solicitud de Estudio de Graduación o Salida Lateral (todos los formularios para los trámites de esta oficina puede encontrarlos en el Entorno Estudiantes)

2. Adjuntar la fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados.

3. Adjuntar el comprobante impreso, que hace constar que usted completó la Encuesta de Graduados en línea, cuyo enlace se encuentra en: Formularios de interés en el Entorno Estudiantil

4. Cancelar el monto correspondiente a graduación y adjuntar el recibo de pago.

5. El estudiante debe realizar su solicitud de estudio y graduación cuando haga constar en el historial académico la información de las calificaciones obtenidas y que se evidencia la aprobación del plan de estudio. Se debe aclarar que el Entorno Estudiantil no es el medio oficial para garantizar la aprobación de las asignaturas, el documento oficial es el Historial Académico.

Los documentos anteriores, deben de presentarse en su centro universitario o en la Oficina de Registro y Administración Estudiantil en la Sede Central.

¿Cuáles son los requisitos para graduación para el Sistema de Estudios de Posgrado?

Requisitos:

1. Completar el formulario de Solicitud de Estudio de Graduación o Salida Lateral (todos los formularios para los trámites de esta oficina puede encontrarlos en el Entorno Estudiantes)

2. Adjuntar la fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados.

3. Adjuntar el comprobante impreso, que hace constar que usted completó la Encuesta de Graduados en línea, cuyo enlace se encuentra en: Formularios de interés en el Entorno Estudiantil

4. El monto a cancelar únicamente, 600 colones en timbres fiscales.

Los documentos anteriores, deben de presentarse en su centro universitario o en la Oficina de Registro y Administración Estudiantil en la Sede Central.

¿Cuáles son los requisitos para optar a la Condición de Honor?

Requisitos:

Lo que estipula el Reglamento General Estudiantil en su artículo 67, son los siguientes requisitos:

Grado:
1. Promedio ponderado mayor a 9,00.
2. No haya reprobado ninguna asignatura, ni haya sido sancionado disciplinariamente.

Posgrado:
3. Promedio ponderado mayor a 9,50.
4. Ninguna nota final en cada asignatura sea inferior a 9,00.
5. En toda la carrera no reprobó ninguna asignatura.
6. Aprueba el TFG con distinción.

Para ambas condiciones no se utiliza el redondeo y debe cumplir estrictamente los criterios indicados según sea el caso.

La Oficina de Registro y Administración Estudiantil, es la responsable de comunicar el resultado de la solicitud expresa del estudiante en el formulario de Solicitud de Estudio y graduación.

¿Qué trámite debo hacer para autenticar un documento emitido en la UNED?

Los documentos emitidos por la Oficina de Registro y Administración Estudiantil pueden ser autenticados, tanto para garantizar su veracidad como para presentar al Ministerio de Relaciones Exteriores para utilizar en el extranjero, para tal efecto debe comprar un timbre de abogado de 275 colones por cada firma que tenga el documento y presentarse ante la Oficina Jurídica con el documento que desea autenticar y el timbre para que se proceda con el trámite. El mismo no tiene costo alguno.

¿Qué debo hacer para realizar una reposición de título por extravío?

Para hacer una reposición de un título que ha recibido y extravió, debe presentarse en su centro universitario o en la Oficina de Registro y Administración Estudiantil (OR) a solicitar carta para publicar en el diario oficial La Gaceta, un total de tres edictos consecutivos. Posterior a la publicación debe entregar en el centro universitario o en la OR:

1. Copia de los tres edictos impresos.
2. Recibo de pago por el monto correspondiente.
3. Fotocopia de la cédula de identidad
4. Formulario de solicitud.

Esta solicitud le dará tramite la OR y tiene duración de 22 días hábiles al momento en que se reciben los documentos completos.

¿Qué debo hacer para realizar una reposición de título por deterioro, cambio de nombre o cédula?

Para hacer una reposición de un título que ha recibido, debe presentarse en su centro universitario o en la Oficina de Registro y Administración Estudiantil (OR), con los siguientes documentos:

1. Carta de solicitud donde se exponga el motivo por el cual desea reponer el título (cambio de nombre o cédula, deterioro)
2. Recibo de pago por el monto correspondiente.
3. Fotocopia de la cédula de identidad
4. Formulario de solicitud.
5. Título original deteriorado o con el dato que requiere cambiar.

¿Cómo se autentica un diploma para utilizar estudio o trabajo en el extranjero?

Los documentos emitidos por la Oficina de Registro y Administración Estudiantil pueden ser autenticados, tanto para garantizar su veracidad como para presentar al Ministerio de Relaciones Exteriores para utilizar en el extranjero, para tal efecto debe comprar un timbre de abogado de 275 colones por cada firma que tenga el documento por ejemplo un diploma que contenga dos firmas tendría que cancelar un monto de 550 colones para autenticar las dos firmas y presentarse ante la Oficina Jurídica con el documento que desea autenticar y el recibo de pago de los timbres. El tramite de autenticación no tiene costo alguno.

Posteriormente, debe contar con un recibo de pago (entero) por 625 colones, distribuidos en 500 colones de Parques Nacionales y 125 de Fiscales que le serán solicitados en el Ministerio de Relaciones Exteriores (casa amarilla), donde Apostillaran el diploma, haciendo constar que el país donde se utilizará el diploma está inscrito en el Convenio de La Haya, si no es así, debería autenticar en el Ministerio y posteriormente llevar el diploma a la Embajada correspondiente.

Personal

Licda. Cinthia Vega Álvarez
Jefe Oficina Registro y Administración Estudiantil.
Teléfono: +506 2527-2595

Sra. Carolina Sánchez Cabezas
Asistente Oficina Registro y Administración Estudiantil.
Teléfono: +506 2527-2684

Sr. Bernardo Javier López García
Asistente Administrativo
Teléfono: +506 2527-2483

 

Última actualización: 05/07/2024

Universidad Estatal a Distancia, Costa Rica